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Méthodologie et savoir-faire
Compte tenu de ce que les missions d'études pré-opérationnelles regroupent plusieurs interventions distinctes, la méthodologie employée par CAP 3 est naturellement adaptée à chacune d'entre elles. Les développements ci-après explicitent la philosophie générale d'intervention du consultant, le plus souvent en tant qu'assistant à maître d'ouvrage (AMO). Les aspects particuliers de l'opération ou de la mission pour laquelle CAP 3 est candidate sont traités dans le mémoire méthodologique qui est inclus dans le dossier d'offre.
1) Principe général d'une étude
1.1) Recherche des informations
C'est le point de départ du consultant que de constituer la matière avec laquelle il va travailler. Selon l'objet de l'étude et le professionnalisme du donneur d'ordres, il est nécessaire de rassembler toutes les informations qui seront utiles pour travailler sur le projet potentiel.
Mais c'est aussi le moment de vérifier que la gestion de projet pourra s'exécuter normalement et que le maître d'ouvrage a bien exécuté les prestations qu'il a en charge propre, en vue de pouvoir normalement et raisonnablement conduire son projet.
1.2) Analyse et contrôle
C'est là un point essentiel de vérifier que les informations communiquées sont exactes, suffisantes et concordantes. En d'autres termes, « la confiance n'excluant pas le contrôle », il convient de travailler de la manière la plus fiable qui soit en vérifiant les informations communiquées par la maîtrise d'ouvrage.
Il n'y a pas lieu de s'offusquer de cette pratique qui ne s'analyse certainement pas en défiance du contractant, mais bien au contraire, dans une excellente application du partenariat indispensable en cette matière. Et puis, tout un chacun est susceptible de faire des erreurs. Enfin, un regard extérieur amène souvent une autre vision des choses, que celui qui les accomplit habituellement ne voit plus ou oublie.
1.3) Propositions critiques
Dans le cadre d'étude, le consultant imagine toutes les solutions possibles, y compris celles qui pourraient même être qualifiées de « fantaisistes ». Ce n'est que lorsque toutes les éventualités ont été imaginées qu'une appréciation très réaliste est effectuée afin d'aboutir à une rationalité forte. En d'autres termes, l'imagination précède la raison et les nécessaires contraintes économiques.
Cette analyse critique effectuée en interne avant toute élaboration de proposition, permet de sélectionner les plus pertinentes d'entre elles et de les soumettre à la sagacité du partenaire.
1.4) Validation
L'objectif est naturellement de réaliser une consultation à l'issue de laquelle le projet correspondra aux besoins du maître d'ouvrage et donc qui le satisfera en matière de qualité, délais et coût, trois paramètres indissociables. La validation est ainsi essentielle pour la réussite du projet.
La relation normale de partenariat qui doit exister entre le donneur d'ordres et le consultant impose une totale connivence aussi bien dans la définition des besoins que la meilleure manière de les satisfaire. Cependant, ce partage n'implique pas la domination de l'un sur l'autre mais une vision commune dans le respect du partenaire. Dans ces conditions, chacun profite de l'intelligence de l'autre pour la satisfaction mutuelle.
2) Faisabilité
La faisabilité d'un projet comporte trois volets :
- la faisabilité technique et juridique vérifie la possibilité de réaliser l'opération en fonction des différentes contraintes liées aux aspects techniques, environnementaux, urbanistiques et juridiques, sur la base notamment des relevés et du diagnostic ;
- la faisabilité dans le temps permet d'apprécier la compatibilité de l'opération avec les contraintes temporelles existantes et d'établir un calendrier prévisionnel et global ;
- la faisabilité financière s'attache à contrôler selon les points précédents que le projet est viable en fonction des capacités financières du maître d'ouvrage, d'en prévoir son financement avec les partenaires extérieurs et d'en apprécier les retombées sur les habitants.
Selon les attentes exprimées, un ou plusieurs scénarios peuvent se dégager au cours de la faisabilité qui analyserait et comparerait les points forts et faibles des solutions envisagées, avec leurs conséquences économiques et temporelles, mettant en oeuvre autant que faire se peut des solutions adaptées mais éprouvées et banalisées, dans des conditions normales de chantier par les entreprises habituelles du secteur du Bâtiment et des Travaux Publics.
3) Programmation
Un programme comporte quatre types d'informations : les besoins à satisfaire, les objectifs poursuivis, les contraintes et les exigences.
La définition des besoins doit être présentée de façon aussi précise que possible et être assortie de la détermination d'objectifs relatifs notamment à la qualité architecturale et urbanistique.
L'exposé des contraintes découle des différentes réglementations (techniques, urbanistiques, architecturales...) auxquelles l'opération est soumise.
Enfin le programme exprime les diverses exigences du maître d'ouvrage en matière de qualité, coût et délais, trois paramètres indissociables, et incite à ce que la réalisation s'effectue dans des conditions normales de chantier par les entreprises habituelles du secteur du Bâtiment.
En tout état de cause, la méthode de programmation utilisée par CAP 3 suit aussi fidèlement que possible, les principes d'interventions contenus dans le Guide pour le choix d'un Programmateur, édité par l'IPAA, en référence aux préconisations de la MIQCP, service du Ministère de l'Equipement, ainsi que la Recommandation T2-99 relative à la maîtrise de la qualité pour la programmation et la conception d'une opération de bâtiment, préparée par le GEPEM « travaux et maîtrise d'œuvre ». et adoptée le 7 octobre 1999 par la Section technique de la Commission Centrale des Marchés.
CAP 3 partage totalement les principes décrits dans les textes cités ci-avant, qu'il est inutile de détailler davantage.
4) Consultation de concepteurs
En cette matière, il est nécessaire de rédiger des documents simples, compréhensibles, exacts et conformes à la réglementation déterminée par le Code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006, notamment l'article 74.
Plus fondamentalement, il convient de respecter rigoureusement les dispositions de la « trilogie » énoncée à l'article 1er dudit Code qui impose :
- liberté d'accès à la commande publique,
- égalité de traitement des candidats,
- transparence des procédures.
Généralement, une consultation de maîtrise d'œuvre s'effectue au travers d'un concours sur esquisse, qui se déroule en deux étapes : la recherche de candidatures puis la mise en compétition de concurrents (article 70 du CMP). Mais d'autres formules sont possibles : appel d'offres, procédure négociée, procédure adaptée.
La phase de détermination des candidatures n'appelle pas de commentaires particuliers, si ce n'est que des accents particuliers peuvent être mis en évidence de manière à ce que les candidats potentiels aient une connaissance préalable et exacte des critères de sélection.
Au stade des candidatures l'AMO :
- analyse les différentes candidatures,
- rédige un rapport d'analyse,
- présente cette analyse au Jury,
- rédige le procès-verbal.
Les concurrents ayant été retenus, il importe qu'ils préparent leur proposition dans les meilleures conditions. Pour ce faire, plusieurs actions pratiques favorisent la qualité des relations et des productions. D'une part, la tenue d'une réunion préalable avec ceux-ci de manière à leur exposer les besoins et attentes du maître d'ouvrage et déterminer d'un commun accord, les conditions matérielles précises des rendus afin d'éviter des productions sauvages ou en dehors du cadre contractuel, dispositions reprises en un compte rendu diffusé aux participants. D'autre part, la possibilité de questions écrites auxquelles réponses écrites sont communiquées à tous.
L'expérience montre que cette façon de faire, outre qu'elle sécurise les concurrents qui approchent sans difficulté la maîtrise d'ouvrage, permet d'éviter tous dérapages ultérieurs en matière de production des rendus qui peuvent alors être homogènes.
Au stade de rendu des offres l'AMO :
- analyse les propositions des concurrents en lice,
- rédige le rapport d'analyse,
- présente cette analyse au Jury,
- rédige le procès-verbal.
Cette analyse s'effectue sur la base d'une grille d'analyse issue du contenu du programme, validée par le maître d'ouvrage.
L'analyse des offres des maîtres d'œuvre concurrents consiste en une appréciation intrinsèque de chacune d'entre elles, puis une étude comparée des propositions de manière à faire apparaître les forces et faiblesses de ces dernières, qui sont incorporées dans un système de notation objectif et impartial mettant en évidence la conformité au programme et le respect du coût.
Vient alors la phase éventuelle de négociation avec le ou les lauréats retenus par la personne responsable du marché de manière à pouvoir faire entériner l'attributaire final du marché de maîtrise d'œuvre, le plus généralement dans le cadre d'une mission complète avec projet sans études d'exécution, en domaine Bâtiment.
5) Concertation
Il existe incontestablement plusieurs façons de concerter avec des interlocuteurs. En matière de renouvellement urbain dont le but est d'améliorer la ville et les conditions de vie de ses habitants dans un souci de mixité sociale, il paraît opportun d'être clair dans l'exposé, compréhensible par les auditeurs, sérieux dans l'argumentation, limité dans l'essentiel, attentif à la prise de parole.
Les réunions sont toujours préparées, et organisées en fonction des acteurs. L'utilisation de vidéo projecteur est recommandée car il s'agit d'un appréciable outil de communication, permettant des projections plus diverses et plus souples qu'avec un rétroprojecteur.
6) Rédaction
Dans ce type de dossiers, l'important est de reprendre aussi précisément et sobrement que possible, l'ensemble des informations nécessaires. En effet, rien ne sert de noyer le lecteur dans une paperasse indigeste : il est au contraire essentiel qu'il soit informé des dispositions retenues.
Le style doit être clair, net et aéré, de manière à éviter les ambiguïtés et zones d'ombre, les interprétations et confusions. Comme le disait Nicolas Boileau : « ce que l'on conçoit bien s'énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément ».
CAP 3 s'attache à ce que ses mémoires et rapports soient complets et précis, détaillés et concis, avec les seules mais toutes les informations nécessaires.
7) Conditions d'exécution
D'une façon générale et habituelle, les missions d'études pré-opérationnelles sont exclusivement des prestations de services avec une obligation de moyens. En conséquence, un assistant à maîtrise d'ouvrage n'est pas considéré comme « constructeur » au sens des articles 1792 et suivants du Code civil.
Pour le secteur public, l'intervention de l'assistant, tout au moins en ce qui concerne l'assistance à maîtrise d'ouvrage s'effectue conformément à la réglementation issue de la loi du n° 85-704 du 12 juillet 1985 modifiée, dite loi MOP.
Les documents habituellement remis comportent, outre les exemplaires papier dont au moins un est reproductible, une copie sur support numérisé (disquette, CD-Rom, DVD...) sous environnement Windows.
Les honoraires de mission sont en principe globaux et forfaitaires. Leur règlement respecte les dispositions des articles 86 à 98 du Code des marchés publics.
Normalement, une mission débute par une phase de préparation. Celle-ci a pour objet de permettre aux contractants de se mettre mutuellement au bon niveau d'information et de clarifier, voire consolider si besoin est, les hypothèses et données ayant servi de base à l'élaboration du marché de prestations intellectuelles.